Agemha

Augmenter la productivité et faciliter la communication des équipes dans une entreprise de service.

Qui est Agemha ?

Agemha est une entreprise toulousaine spécialisée dans la plomberie et l’électricité. Elle ne travaille qu’avec des entreprises ou des municipalités. Depuis plus de 20 ans, son équipe composée d’une quinzaine de techniciens intervient quotidiennement pour établir des devis et réparer les cuisines et salles da bain de logements sociaux HLM.

Agemha gère entre 200 et 300 chantiers en même temps. Côté administratif, cinq personnes gère la relation client, le suivi des chantiers, la réalisation des devis, la gestion des stocks et la facturation.

La situation avant de travailler avec Pickbeam

Contexte et difficultés

En 2018, de nouveaux gérants ont repris Agemha. L’entreprise a alors connu une forte croissance en quelques mois. Ce développement rapide a bouleversé son organisation pourtant approuvée depuis plusieurs années. Les équipes ont été déstabilisées provocant de nouveaux dysfonctionnements :

• Manque de réactivité et de visibilité sur l’avancement des chantiers.

En l’absence d’un système de suivi fiable et de l’augmentation du nombre de chantiers, le gérant d’Agemha recevait plus de 80 appels par jour.

Les questions portaient principalement sur des demandes d’informations simples sur le suivi des travaux en cours. Cette situation créait une surcharge de travail pour le gérant et une perte de temps évitable.

• Pertes financières dues au suivi inefficace des interventions.

Les équipes administratives, technique et dirigeante communiquaient principalement à l’oral, sur des fiches papier ou par sms. À cause des oublis, Agemha ne pouvait pas facturer correctement. Son chiffre d’affaire et sa trésorerie étaient directement impactés par les frais engagés non facturés.

• Retards dans la planification des chantiers.

La secrétaire avait beaucoup de tâches urgentes et imprévues à gérer pendant la journée. Ce manque de temps retardait la prise en charge de nouvelles interventions. Conséquences : baisse de la productivité globale des équipes et de la satisfaction clients.

Freins

Agemha avait investi dans un logiciel sur-mesure 3 ans avant pour l’aider dans la gestion des interventions.

Un logiciel de gestion peu fiable.

Il présentait de nombreux dysfonctionnements et lenteurs. Cela entraînait des erreurs et des pertes d’informations importantes pour travailler efficacement et de manière sereine.

Une maintenance technique inefficace et coûteuse.

Le développeur n’était pas réactif et ne proposait pas de solutions durables aux problèmes techniques.

Un logiciel difficile à faire évoluer.

L’outil existant ne permettait pas d’ajouter de nouvelles fonctionnalités sans risquer d’aggraver les dysfonctionnements existants.

Une perte de crédibilité.

Les clients avaient aussi leur espace personnel pour suivre des chantiers. En l’absence d’un système de suivi fiable, Agemha ne mettait pas toujours à jour le logiciel. Les clients devaient alors appeler plusieurs fois par semaine pour obtenir des informations.

Un manque de confiance des équipes dans le logiciel.

Les pannes et dysfonctionnements avaient brisé la confiance des équipes dans l’outil. Ce manque de fiabilité alourdissait leur stress et leur charge de travail.

L’approche de Pickbeam

Définir les objectifs à atteindre

La version 1 devait aider à Agemha a résoudre plusieurs sujets importants du quotidien :

• Avoir un outil de gestion fiable sur le long terme

Concevoir un logiciel performant, sans bugs ni lenteurs, capable de répondre aux besoins actuels et évolutifs de l’entreprise.

• Centraliser toutes les informations liées aux chantiers.

Pour limiter au maximum les oublis et simplifier le suivi des 250 chantiers en cours.

• Améliorer l’organisation en interne.

Faciliter la coordination entre les secrétaires et l’automatisation de tâches. Cela permettrait de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité.

• Rétablir la confiance des équipes dans l’outil de gestion.

Proposer un logiciel fiable, intuitif et facile à utiliser. L’outil est une aide pour les secrétaires et leur facilite le quotidien.

• Automatiser les tâches répétitives et réduire la surcharge administrative.

Simplifier la saisie des données et limiter les interruptions liées aux appels clients.

• Offrir une visibilité sur l’avancement des chantiers en temps réel aux clients.

Mettre en place un espace client fonctionnel et à jour, permettant aux clients de suivre leurs dossiers en toute autonomie et simplicité.

• Réduire les pertes financières :

Assurer un suivi précis des interventions pour garantir une facturation complète et éviter les oublis.

• Optimiser la planification des chantiers :

La prise en charge des nouvelles interventions doit se faire en maximum 24H.

La stratégie mise en place

1. Réaliser des interviews individuelles puis des échanges collectifs avec Agemha pour :

   • Comprendre leur fonctionnement.

   • Identifier leurs contraintes, leurs douleurs et leurs besoins.

   • Définir les objectifs du projet.

   • Connaître leurs attentes envers notre équipe.

   • Lister les exigences permettant de mesurer le succès à la fin du projet.
     

2. Proposer la stratégie à mettre en place pour répondre aux objectifs définies.
   

3. Prioriser les fonctionnalités à développer.
   

4. Construire le parcours utilisateur grâce à des maquettes design fonctionnelles.
   

5. Définir les fonctionnements métiers et techniques associés.
   

6. Valider que le plan avec Agemha.
   

7. Développer le logiciel.
   

8. Tester, prendre en compte les retours et mettre en ligne.
   

9. Valider quelques semaines après que tout fonctionne correctement et que le logiciel répond aux attentes définies au tout début du projet.
   
   

Les prochaines étapes pour Agemha

Avec la version 1 de son nouveau logiciel interne, Agemha a priorisé la gestion des interventions de son équipe administrative.

Cet investissement s’est avéré rentable, tant sur le plan financier, opérationnel et humain. Quelques mois après la mise en ligne de la première version, Agemha a confié à Pickbeam le développement de la version 2.

Notre nouvel objectif était d’optimiser la rédaction des rapports d’intervention.

Ce document obligatoire pour valider les gros chantiers par les assurances prenait beaucoup de temps au gérant et à ses équipes techniques. Des pertes de photos et de longues communications par téléphone et sms avec le technicien ralentissaient la rédaction du rapport.

Pour ne plus faire perdre du temps inutile, nous avons créé un questionnaire ultra personnalisé pour le technicien, relié au logiciel d’Agemha. Sur le terrain le technicien peut préremplir le rapport avec toutes les photos et informations. Le gérant reçoit dans l’application le rapport du technicien qu’il peut relire et finaliser avant de l’envoyer à son client.

Cette nouvelle fonctionnalité a permis à Agemha de :

• Réduire le temps de rédaction des rapports.

• Envoyer rapidement un rapport complet.

• Réduire les erreurs dans le rapport.

Agemha a simplifié sa gestion des chantiers et gagné du temps dans sa gestion administrative. Ses prochaines grandes étapes sont d’étendre l’utilisation de l’outil aux technicien et de continuer sa croissance en utilisant son outil de gestion comme argument différentiant pour gagner de nouveaux projets.